Personal Kanban ist eine Methode, um die Aufgaben, Projekte und Termine im Berufs- und im Privatleben zu visualisieren. Das »Kanban-Board«, das zum Beispiel aus einem Whiteboard und Haftnotizen besteht, ermöglicht eine Übersicht über den Status der angefallenen, anstehenden und erledigten Aufgaben. Indem die Menge an parallelen Aufgaben begrenzt wird, werden Engpässe vermieden. Aufgaben werden nach dem Pull-Prinzip abgearbeitet, was sich positiv auf den Durchsatz auswirkt.

Die Technik besteht aus fünf Schritten:
die Aufgabe schriftlich formulieren
den Kurzzeitwecker auf 25 Minuten stellen
die Aufgabe bearbeiten bis der Wecker klingelt; mit einem X markieren
kurze Pause machen (5 Minuten)
alle vier ‘Pomodori’ eine längere Pause machen (15-20 Minuten).

Die GTD-Grundsätze sind:
Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.
Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.
GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch auf Kontextlisten geschleust. Der Kalender und die Kontextlisten sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden die Kontextlisten überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.